1. Identification et coordonnées du responsable du traitement
Les entités suivantes traiteront vos données personnelles en tant que co-responsables du traitement : – Hesperia World S.L.U., (ci-après « Hesperia »), au NIF B-67301242, et domiciliée Avenida Mare de Déu de Bellvitge, numéro 3, 08907 l’Hospitalet de Llobregat (Barcelone). – Les sociétés commerciales dédiées à la gestion et à l’exploitation des hôtels qui composent le Groupe Hesperia (ci-après « les Hôtels »), bien que tous les hôtels susmentionnés n’auront pas accès et ne traiteront pas vos données personnelles, mais uniquement l’hôtel spécifique pour lequel vous effectuez une réservation et/ou dans lequel vous séjournez finalement (ci-après « l’Hôtel »). De même, nous vous informons que le Groupe auquel appartient Hesperia et les Hôtels dispose d’un Délégué à la Protection des Données, que vous pouvez contacter à l’adresse suivante : DPO@hesperiaworld.com.
2. Informations nécessaires et à jour
Tous les champs apparaissant avec un astérisque [*]t sur les formulaires qui vous sont fournis, seront obligatoires, de sorte que l’omission de l’un d’entre eux pourrait entraîner l’impossibilité de répondre correctement à votre demande, de vous fournir les services demandés ou de procéder à l’envoi des communications demandées ou autorisées. Vous devrez fournir des informations véridiques ; l’utilisation d’alias ou de moyens pour occulter votre identité, sont interdits. Afin que les informations fournies soient toujours à jour et ne contiennent pas d’erreurs, vous devrez informer Hesperia, dans les plus brefs délais, des modifications et des rectifications de vos données personnelles qui peuvent survenir, par le biais de la réception de nos hôtels ou du courrier électronique suivant : protecciondedatos@hesperiaworld.com. Vous déclarez également que les informations et les données que vous avez fournies sont exactes et véridiques.
3. Origine et provenance de vos données
Pour la gestion des réservations, nous pourrons contracter avec des entreprises prestataires de services qui seront celles qui nous communiqueront vos données personnelles. Les catégories de données qui nous seront communiquées et que, par conséquent, nous traiterons sont celles correspondant aux données d’identification et bancaires nécessaires à la bonne gestion de votre réservation. Les données spécialement protégées ne sont pas traitées.
4. Informations détaillées sur les traitements effectués
Les différentes finalités pour lesquelles Hesperia et les Hôtels traiteront vos données personnelles, les bases légitimant de tels traitements ainsi que le délai de conservation de ces données, sont décrits à la suite. Hesperia et l’Hôtel pourront traiter conjointement vos données personnelles pour :
- Gérer la réservation que vous effectuez dans l’un de nos hôtels par le biais de quelque canal qu’il soit. Ce traitement est basé sur la mesure précontractuelle que vous avez demandée lors de la formalisation de cette réservation en faisant appel à nos services. Vos données seront conservées jusqu’à la date à laquelle vous effectuez la réservation et, si vous séjournez finalement dans l’hôtel correspondant, pendant la durée de notre relation contractuelle et jusqu’à la fin de votre séjour à l’hôtel, et pourront ensuite être conservées bloquées pendant les délais découlant de la prescription des actions en justice liées à ce traitement.
- Répondre aux demandes, consultations, plaintes et/ou réclamations transférées par le biais du formulaire « Avez-vous besoin d’aide ? » du présent site Web, par téléphone, courrier électronique ou messagerie instantanée lorsqu’elles sont liées aux services que vous avez précédemment contractés, sur la base de l’exécution de la relation contractuelle ou de l’adoption de mesures pré-contractuelles si vous n’êtes pas encore client. Pour répondre aux demandes et aux consultations qui ne sont pas liées aux services que vous avez précédemment contractés, le traitement sera effectué sur la base du consentement que vous donnez, le cas échéant, lors de l’envoi de la demande, de la consultation, de la plainte ou de la réclamation correspondante. Vos données seront conservées jusqu’à la résolution de la consultation, de la demande, de la plainte et/ou de la réclamation soulevée, et, lorsqu’elles sont liées aux services que vous avez précédemment contractés, tant que notre relation contractuelle est maintenue. Cependant, les données pourront ensuite être conservées bloquées pendant les délais découlant de la prescription des actions en justice liées à ce traitement.
- Gérer l’enregistrement, l’hébergement et le départ, ainsi que traiter le paiement du service contracté. Ce traitement des données personnelles sera effectué sur la base de la relation contractuelle que vous entretenez avec nous. Vos données seront conservées pendant la durée de notre relation contractuelle et jusqu’à la fin de votre séjour à l’hôtel, et pourront ensuite être conservées bloquées pendant les délais découlant de la prescription des actions en justice liées à ce traitement.
- Gérer votre inscription auprès d’Hesperia afin de créer une base de données globale des entités qui composent le Groupe Hesperia pour faciliter les processus d’enregistrement, sur la base de l’intérêt légitime à transmettre des données personnelles au sein du groupe à des fins administratives internes. Les données traitées à cette fin seront conservées pendant toute la durée de notre relation contractuelle, et pourront ensuite être conservées bloquées pendant les délais découlant de la prescription des actions en justice liées à ce traitement.
Pour sa part, l’Hôtel pourra traiter vos données personnelles pour :
- Gérer l’envoi, par quelque moyen que ce soit, de communications relatives au séjour que vous avez réservé. Ce traitement est basé sur la relation contractuelle que vous entretenez avec nous. Les données traitées à cette fin seront conservées pendant toute la durée de notre relation contractuelle, et pourront ensuite être conservées bloquées pendant les délais découlant de la prescription des actions en justice liées à ce traitement.
- Gérer l’envoi de communications à caractère informatif relatives aux opportunités offertes par la ville dans laquelle se trouve cet hôtel. Ces communications sont basées sur l’intérêt légitime de l’Hôtel dans lequel vous effectuez une réservation, à tenir nos clients informés des questions que nous considérons susceptibles de les intéresser car elles sont relatives ou liées à leur séjour. Les données traitées à cette fin seront conservées jusqu’à ce que vous vous désabonniez de ces envois ou 2 ans après votre dernière interaction avec nous. Cependant, les données pourront ensuite être conservées bloquées pendant les délais découlant de la prescription des actions en justice liées à ce traitement.
- Gérer la prestation des services supplémentaires à l’hébergement, tels que la demande de fleurs, les excursions, les services de restauration, les attentions spéciales à des dates précises, que vous pourriez demander au moment de l’enregistrement ; ainsi qu’en gérer le paiement. Ce traitement des données est basé sur la relation contractuelle que vous entretenez avec nous. En ce qui concerne le traitement des données de santé (principalement, entre autres, les données sur les allergies en cas de services de restauration ou les données liées à votre mobilité réduite, pour vous faciliter l’accès à nos installations) pour la prestation des services, celles-ci seront traitées sur la base du consentement que, le cas échéant, vous donnez à l’Hôtel. Les données traitées à cette fin seront conservées pendant le temps nécessaire pour fournir le service demandé pendant votre séjour dans notre hôtel. Cependant, les données pourront ensuite être conservées bloquées pendant les délais découlant de la prescription des actions en justice liées à ce traitement.
- Contacter les services médicaux et de soins lorsque vous en avez besoin. Dans les cas où il s’agit d’une urgence médicale, vos données seront traitées pour la protection de vos intérêts vitaux. Dans les cas où il ne s’agit pas d’une urgence médicale, le traitement des données sera effectué sur la base de la relation contractuelle que vous entretenez avec nous. Vos données seront conservées pendant notre relation contractuelle. Cependant, les données pourront ensuite être conservées bloquées pendant les délais découlant de la prescription des actions en justice liées à ce traitement.
- Réaliser des enquêtes de satisfaction, sur la base de l’intérêt légitime de l’Hôtel dans lequel vous effectuez une réservation afin connaître votre degré de satisfaction avec les services fournis par celui-ci. Vos données seront conservées jusqu’à ce que vous vous opposiez à leur traitement, ou 2 ans après votre dernière interaction avec nous. Ensuite, les données pourront ensuite être conservées bloquées pendant les délais découlant de la prescription des actions en justice liées à ce traitement.
- Gérer les demandes que vous faites grâce à l’utilisation du service d’attention de l’hôtel où vous séjournez par le biais des applications de messagerie instantanée. Les données que vous nous fournissez lorsque vous communiquez avec nous par le biais de ce canal seront traitées dans le seul but de répondre à votre demande ou de vous fournir le service que vous demandez dans le cadre de votre séjour à l’hôtel. Ce traitement des données est basé sur l’exécution du contrat que vous avez avec l’hôtel. Les données traitées à cette fin seront conservées pendant toute la durée de notre relation contractuelle. Cependant, les données pourront ensuite être conservées bloquées pendant les délais découlant de la prescription des actions en justice liées à ce traitement. De même, quelle que soit la durée de conservation susmentionnée, les conversations tenues par ces canaux seront supprimées 90 jours après la résiliation de votre compte.
- Gérer l’envoi de communications commerciales par le biais des réseaux sociaux sur la base du consentement que, le cas échéant, vous nous avez donné en étant « abonné » ou « ami » de nos profils. Vos données seront conservées jusqu’à ce que, le cas échéant, vous révoquiez le consentement donné ou au bout de 2 ans à partir de la dernière interaction avec nous, mais qui pourront être postérieurement conservées bloquées durant les délais découlant de la prescription des actions en justice en relation avec ce traitement.
- Gérer l’envoi, par quelque moyen que ce soit, de communications commerciales relatives aux nouvelles et/ou aux offres relatives aux secteurs de la restauration, de l’assurance, du divertissement, du bien-être et de l’aéronautique. Ces communications sont faites sur la base du consentement que, le cas échéant, vous donnez à ces fins. Vos données seront conservées jusqu’à ce que, le cas échéant, vous révoquiez le consentement donné ou au bout de 2 ans à partir de la dernière interaction avec nous, mais qui pourront être postérieurement conservées bloquées durant les délais découlant de la prescription des actions en justice en relation avec ce traitement.
- Élaborer des profils commerciaux sur la base du consentement que, le cas échéant, vous nous donnez. Vos données seront conservées jusqu’à ce que, le cas échéant, vous révoquiez le consentement donné ou au bout de 2 ans à partir de la dernière interaction avec nous, mais qui pourront être postérieurement conservées bloquées durant les délais découlant de la prescription des actions en justice en relation avec ce traitement.
5. Destinataires de vos données personnelles
Vos données pourront être cédées aux Administrations Publiques déterminées par la législation applicable en vigueur à tout moment, telles que les Finances Publiques, les Juges et Tribunaux, et les Forces et Corps de Sécurité. Les données personnelles que vous nous fournissez aux fins de la gestion de votre réservation ou pour la souscription de services supplémentaires pourront être communiquées, à leur tour, à l’entité bancaire avec laquelle Hesperia et les Hôtels travaillent. Vos données personnelles peuvent être transférées à notre partenaire commercial (AMResorts Hotels Europe) avec lequel Hesperia et les Hôtels travaillent pour la réalisation d’activités promotionnelles et de marketing, y compris l’envoi et la réception de communications commerciales, le fonctionnement du site Web et la facilitation des réservations.
En ce qui concerne les données que vous nous fournissez pour gérer votre inscription auprès d’Hesperia afin de créer une base de données globale des entités qui composent le Groupe Hesperia pour faciliter les processus de check-in, elles pourront être communiquées aux entreprises du Groupe Hesperia selon notre intérêt légitime à transmettre des données personnelles au sein du groupe à des fins administratives internes. De même, vos données peuvent être cédées à la société d’assistance sanitaire avec laquelle l’hôtel dans lequel vous séjournez travaille au cas où vous auriez besoin de services d’assistance médicale. Pour les cas d’urgence médicale, cette communication de données sera effectuée afin de protéger vos intérêts vitaux. Lorsqu’il ne s’agit pas d’une urgence médicale, la communication des données à la société d’assistance sanitaire se fera pour la gestion de notre relation contractuelle. Sans préjudice de ce qui précède, dans le cas d’utilisation du service d’attention de l’hôtel dans lequel vous séjournez par le biais de l’outil WhatsApp Business, WhatsApp Ireland Limited pourra avoir accès à vos données personnelles. Dans ces cas là, WhatsApp Ireland Limited n’accédera et ne traitera vos données personnelles qu’en tant que responsable du traitement, de sorte qu’elle ne le fera que pour fournir les services de messagerie contractés, conformément aux conditions de service publiées sur ce lien.
6. Transferts internationaux
Des transferts de vos données seront effectués vers des pays situés en dehors de l’Espace Économique Européen et, en particulier, vers :
- États-Unis ; du fait des services suivants :
- services de moteur de recherche que TravelClick, Inc. fournit en ce qui concerne la localisation et la sélection des passerelles de paiement spécifiques ou des fournisseurs qui autorisent les paiements liés aux services fournis par Hesperia. Ces transferts internationaux sont régularisés au moyen des clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne.
- services de marketing pour l’Hôtel fournis par Mailchimp. Ces transferts internationaux sont régularisés par des clauses contractuelles type approuvées par la Commission Européenne.
Andorre, du fait de la communication de données aux sociétés du Groupe Hesperia qui se trouvent sur ce territoire pour la prestation des services de gestion administrative dudit groupe. Andorre a été déclarée par la Commission Européenne avec un niveau de protection adéquat, conformément aux dispositions de la Décision 2010/625/UE du 19 octobre 2010.
7. Sécurité et confidentialité
L’hôtel a mis en œuvre et maintient les niveaux de sécurité requis par le RGPD pour protéger vos données personnelles contre des pertes accidentelles et des accès, traitements ou divulgations non autorisés, compte tenu de l’état de la technologie, de la nature des données stockées et des risques auxquels elles sont exposées. Cependant, bien que l’Hôtel fasse de son mieux pour protéger les données qu’il traite, il ne peut en aucun cas garantir le processus de communication des données personnelles du réseau des utilisateurs à celui d’Hesperia. Par conséquent, une fois vos données reçues, l’Hôtel utilisera des procédures et des fonctions de sécurité rigoureuses pour empêcher tout accès non autorisé.
Les données personnelles que nous pourrions collecter seront traitées de manière confidentielle, en nous engageant à les garder secrètes conformément aux dispositions de la législation en vigueur.
8. Exercice de vos droits
Nous vous informons que vous pourrez exercer les droits suivants :
- droit d’accès à vos données personnelles pour savoir lesquelles font l’objet d’un traitement et les opérations de traitement effectuées avec elles ;
- droit de rectification de toute donnée personnelle inexacte ;
- droit de suppression de vos données personnelles, lorsque cela est possible ;
- droit d’opposition, lorsque cela est possible ;
- droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles lorsque l’exactitude, la légalité ou la nécessité du traitement des données est douteuse, auquel cas nous pourrons conserver les données bloquées pour l’exercice ou la défense de réclamations ;
- droit à la portabilité de vos données personnelles, lorsque la base légale qui nous permet de les traiter est l’existence d’une relation contractuelle ou votre consentement ; et
- le droit de révoquer, le cas échéant, le consentement donné à l’Hôtel pour les traitements de vos données, sans cela affecte la légalité du traitement basé sur le consentement préalable à son retrait.
Vous pouvez exercer vos droits à tout moment en envoyant un courrier électronique à protecciondedatos@hesperiaworld.com, en indiquant le droit que vous souhaitez exercer. En cas de doute raisonnable sur votre identité (par exemple, lorsque la communication est effectuée à partir d’un courrier électronique autre que celui dont dispose l’hôtel), il vous sera demandé de fournir des informations supplémentaires pour nous aider à vérifier votre identité. D’autre part, nous vous informons que vous avez le droit de déposer une réclamation auprès de l’Agence Espagnole de Protection des Données si vous considérez qu’une violation de la législation en matière de protection des données a été commise en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles.
9. Mise à jour de la politique de confidentialité
Il est possible que cette Politique de Confidentialité ait à être mise à jour ; pour cela il est nécessaire que vous vérifiez cette politique régulièrement et si possible chaque fois que vous faites une réservation ou que vous preniez contact avec nous dans le but d’être convenablement informé sur le type d’information recueillie et son traitement. Nous vous informerons de toute modification de la présente Politique de Confidentialité qui affecterait substantiellement le traitement de vos données personnelles.
dernière mise à jour : 30 avril 2024